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砂金探しのような、古い資料の片づけ


先日、本棚とデスクまわりを片づけた報告をしました。
今までそれぞれ2、3回片づけてきていて、今回こそは「カンペキ!」と思っていました。
でも実はちょっとだけ、「まあ、いっか」と甘くした部分があったのです。
それは過去に手がけた仕事の、打ち合わせ記録や図面などの資料でした。
かなり古いものは以前に処分してあって、残っていたのは分量にして、30cm×30㎝の書棚一マス分程度です。
物件ごとに封筒に入れられた資料は、収納からはみ出しているわけではないので、問題ないのではと思ってそのまま手を付けなかったのです。

でもほんとは、それを広げて整理するのは、ちょっとめんどくさかったの。

そうしたら、「カンペキ!」に片づけたと思ったその数日後、
手を付けなかったそれらを整理しなければいけない事態が発生しました。
ウ~ン、ジツニオモシロイ!
まるで、「ねえ、ぼくのこと忘れてるよ、ここもちゃんとやって」と資料が言っているみたい。

資料の片づけが面倒だと感じたわけは、封筒の中にはまったく無整理のまま資料が放り込まれているからです。
本当に残しておかなければいけないのは、せいぜい10分の1程度でしょう。

重い腰を上げて、片づけに取り掛かりました。
それはまるで川底の砂泥をさらい、その中から砂金を探し当てるような地道な作業でした。
あたしはヒマだからやれたんですけどね。またこの地道な作業をすることで、なにか発見があるのか興味があってやったんですけどね。
わかったことは、整理されていない古い資料は何の役にも立たない、ということです。
「砂金」も「金」ですから、価値がないわけではないけれど、こんな過去の整理に貴重な時間を使うより、砂泥にまみれた古い資料なんか一切捨て、新しい金山(新しい仕事)に行って金鉱を掘り当てることに時間とエネルギーを使う方がよほど良いのでは。そう思いました。

今回の砂金探し、ではなく記録資料の片づけをしていて、はじめは右のモノを左に動かすばかりで、ちっともはかどらない。
それで少し立ち止まって、「記録資料」について考えてみました。

記録資料は、3つの時間軸で分類するとわかりやすいように思います。
A.何年か経ってメンテナンスや手直しが必要になった時のため、ずっと保管が必要なもの(過去の記録)
B.打ち合わせ記録など1年以上たてば処分していいもの(時間が経てば不用になる現在の記録)
C.別の仕事のデータとして使えるもの(未来の資料)

封筒の中身がこう整理されていたら、片づけはBの束を引っ張り出して捨てればいいだけです。
で、Cは封筒の中になんかあっては「休眠金」でした。

資料を分類する基準を得てから、ようやく片づけ作業がはかどるようになりました。
Aは残し、Bは処分し、Cはひとつのファイルにまとめ、片づけ終了です。


ひとつの仕事が終わった時は精根尽き果てていて、すでに次の仕事にエネルギーが向いていたりすると終わった仕事の資料の整理に注げる力はなく、かといって金が混ざっているとわかっているその砂と泥の山をそっくり処分もできず。
そんなことの繰り返しで、砂泥山のような古い資料の封筒が累々と積み重なっていったんだねぇ。

今度チャンスがあって金山(仕事)に挑むことがあったら、記録や資料とはその場その場でA、B、Cの分類をしながら付き合おうと思います。


砂金探しのように地道だった資料の片づけ作業ではありましたが、なんとか途中で投げ出さずにできたのは、
やはりその前にデスクを片づけていたからだと思います。


   ☆本棚の片づけ記事はこちら  ⇒ (12/02/28) (12/03/04)
   ☆デスクの片づけ記事はこちら ⇒ (12/03/09)
   

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